À la recherche de conseils pour apprendre à mieux vous organiser au travail ? On vous comprend ! La productivité au travail, c’est un vrai sujet — et notamment dans un contexte de télétravail régulier. Dans un article précédent, on vous partageait nos conseils pour créer une to-do list efficace — un indispensable quand on souhaite gagner en productivité. Mais qu'en est-des outils d’organisation indispensables au travail ? Comme tout dans la vie, l’organisation est une question de méthode. Autrement dit, on ne naît pas organisé(e) : on le devient — et on va voir comment dans cet article ! 🤓
De façon générale, par “organisation du travail”, on désigne l’organisation de la vie en entreprise (environnement et méthodes de travail, horaires, division des tâches…). Souvent, l’organisation du travail permet de répondre à la question “qui fait quoi ?” dans l’entreprise. Mais ce n’est pas tout ! Si elle est collective, l’organisation du travail est également personnelle. Autrement dit, elle concerne aussi la manière dont chacun(e) des employé(e)s organise son travail individuellement.
💡 Bon à savoir
Les méthodes d’organisation du travail fluctuent selon les époques. Eh oui : comme tout, les pratiques managériales évoluent ! Par exemple, au XX siècle, c’est le taylorisme qui avait le vent en poupe — soit l’Organisation Scientifique du Travail (OST). Établie par l’ingénieur américain Frederick Taylor, cette méthode de gestion et d'organisation du travail allie division du travail horizontale et verticale. Son but ultime : augmenter la productivité des entreprises… quitte à déshumaniser le travail des ouvriers avec un travail parcellisé et répétitif 😅.
Bien s’organiser et apprendre à bien gérer son temps permet avant tout d’être efficace et de gagner en productivité. Mais ce n’est pas tout ! Une bonne organisation permet aussi d’améliorer ses conditions de travail : quand on sait ce qu’on fait, quand et comment on le fait, on réduit les sources de stress au travail… et on s’éparpille moins !
👉 Rappelons également qu’une bonne gestion du temps optimise l’équilibre vie pro-vie perso ! Logique : c’est en accomplissant ses tâches quotidiennes dans les délais impartis qu’on peut garder du temps pour soi le soir.
Quels sont les réflexes à adopter pour mieux gérer son temps et gagner en productivité au travail ? Voici toutes nos bonnes pratiques :
La première chose à faire, quand on souhaite être plus productif au travail, c’est de mettre en place une routine. Petit à petit, en douceur. La routine vient créer une dynamique, apporter un rythme à notre quotidien et demande de respecter une certaine discipline.
👉 Pour ce faire, réfléchissez à votre journée type idéale – celle qui vous permettra à la fois de gagner en productivité, mais aussi de vous accomplir sur le plan personnel, d’être plus épanoui(e) au quotidien. Bien évidemment, quand il s’agit de routine, il n’existe aucune règle à suivre. Vous pouvez choisir d’entamer votre journée en faisant du sport, en lisant, en méditant, en écoutant de la musique… Ce qui importe, c'est d’écouter ses envies et ses besoins.
Et c’est là qu’il est particulièrement utile d’adopter une bonne to-do list ! En planifiant les tâches que vous aurez à faire (à l’échelle d’une journée, d’une semaine, d’un mois…), vous apprenez à cerner vos priorités et évitez de vous disperser ! Au final, une bonne organisation permet d’effectuer la bonne tâche au bon moment, avec une concentration optimale. En prime, le fait de se concentrer sur une tâche à la fois permet de mobiliser sa concentration et son attention sur cette dernière… Rien de tel pour booster son efficacité !
On ne compte plus les outils d’organisation et gestionnaires de tâches disponibles aujourd'hui permettant de planifier ses tâches. Trello, Todoist, Monday, Asana, Notion, Google Keep… Il y en a pour tous les goûts ! Vous pouvez également vous servir d’un outil comme Doodle pour planifier vos réunions en quelques clics – pratique, pour faciliter le travail en équipe !
Derrière cet anglicisme, se cache une idée simple : dédier des segments de sa journée à des tâches prédéterminées pour mieux s'organiser. En clair, si vous avez du mal à vous concentrer au travail (surtout si vous travaillez dans un open space), découpez vos journées en blocs (chaque bloc étant dédié à une tâche spécifique : RDV clients, réunions, sessions de concentration intense...). De cette manière, vous serez certain(e) d’avoir du temps disponible pour les tâches à forte valeur ajoutée, demandant une forte concentration.
Avez-vous déjà testé la technique Pomodoro ? Son principe est simple. Pendant 25 minutes, restez concentré(e) sur une seule tâche (rien ne doit pouvoir vous interrompre). Ensuite, prenez une pause de 5 min. Poursuivez avec une nouvelle session de 25 minutes, puis prenez une nouvelle pause. Refaites plusieurs sessions. Toutes les quatre sessions, il est conseillé de prendre une pause d’au moins 20 minutes.
Pourquoi autant de pauses, nous direz-vous ? Selon Francesco Cirillo, le créateur de la technique Pomodoro, il est impossible de rester productif et concentré toute une journée, sans marquer régulièrement des pauses. Il vaut mieux donc se plonger dans des séances de concentration courtes, mais intenses, plutôt que de travailler à moitié pendant des heures, sans pause !
Ça ne vous aura pas échappé : les bonnes pratiques conseillées dans cet article relèvent du bon sens. En revanche, elles demandent beaucoup d'autodiscipline et de bonne volonté. Démarrer sa journée 1h plus tôt pour faire du sport ou une activité artistique, se forcer à faire des séances de deep work… Tout cela pique un peu quand on s’y met… Sur le long terme, en revanche, ces petites actions mises bout à bout permettent d’être plus épanoui(e) et efficace au quotidien 😊.
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